Le Linee guida di Confindustria [1] prevedono che l’Organismo di Vigilanza (cui il D.Lgs. 231/01 assegna il compito di "vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli organizzativi e di curare il loro aggiornamento") provveda, come uno dei primi atti formali, a disciplinare il proprio funzionamento interno: “[…] è opportuno che l’Organismo formuli un regolamento delle proprie attività (determinazione delle cadenze temporali dei controlli, individuazione dei criteri e delle procedure di analisi, ecc.)”.
A titolo esemplificativo, il Regolamento di funzionamento dell’Organismo di Vigilanza potrebbe essere articolato come segue:
- Modalità di svolgimento delle attività di competenza dell’OdV:
- redazione del programma annuale di attività;
- definizione del budget;
- esecuzione di interventi non previsti nel programma;
- ricorso a strutture aziendali (es. auditing) per le attività di competenza. - Convocazione e gestione delle riunioni dell’OdV:
- modalità di convocazione;
- validità delle riunioni. - Presidenza e svolgimento delle riunioni:
- funzione di presidenza e di segreteria;
- partecipazione di soggetti terzi;
- votazione delle delibere;
- verbalizzazione delle riunioni e modalità diarchiviazione. - Informazioni da e verso l’OdV:
- protocollo ed archiviazione dei documenti. - Gestione delle segnalazioni all’OdV.
[1] Confindustria, Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione, gestione e controllo, cap. III, par. 2.2. “Compiti, requisiti e poteri dell’organismo di vigilanza”, pag. 28.
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