Privacy: le regole per il condominio

Il decalogo del Garante per la Privacy per la corretta gestione dei dati personali nei condomini.
di Matteo Colombo.

Con un provvedimento generale datato 18 maggio 2006, il Garante per la protezione dei dati personali ha prescritto ai condomìni, anche per i trattamenti effettuati dall'assemblea e dall'amministratore, le misure necessarie per una corretta gestione dei dati personali. Il provvedimento tiene conto anche delle osservazioni di associazioni di categoria e di singoli condomini che hanno partecipato con numerosi contributi alla consultazione pubblica aperta l'8 febbraio scorso.

1) Dati trattabili. Il condominio, in quanto titolare del trattamento, può trattare solo informazioni personali pertinenti e necessarie per la gestione e l'amministrazione delle parti comuni. Le informazioni possono riguardare sia tutto il condominio (dati relativi a consumi collettivi), sia i singoli partecipanti (dati anagrafici, indirizzi, quote millesimali). I numeri di telefono possono essere trattati solo con il consenso degli interessati, a meno che compaiano già in elenchi telefonici pubblici. È, ad esempio, vietato che in fogli cartacei o elettronici condominiali siano riportate, vicino a nomi di condomini o inquilini, annotazioni quali: single, capellone, calvo, cugino dell'ex-portiere, "non verrà all'assemblea", "va in vacanza a giugno", "risponde sempre la segreteria"…

2) Inadempimenti e morosità. Per verificare l'esattezza degli importi dovuti, ciascun condomino può essere informato, in sede di rendiconto annuale o su richiesta, delle somme dovute dagli altri e di eventuali inadempimenti.
É invece vietata la diffusione di dati personali mediante l'affissione di avvisi di mora o di sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali aperti al pubblico, in cui è consentita solo l'affissione di avvisi generali (quali convocazioni di assemblea o comunicazioni urgenti).

3) Numeri telefonici. I numeri di telefono fisso e di telefono cellulare e l'indirizzo e-mail possono essere utilizzati da amministratore o portiere solo se già indicati in elenchi pubblici oppure se l'interessato è stato consenziente. In ogni caso occorre sempre tener presente il principio di proporzionalità circa l'uso di tali numeri, con particolare riferimento a frequenze e ad orari, tenuto presente che il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare danni incombenti) mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie.

4) Dati personali sensibili o giudiziari. I dati sanitari possono essere trattati solo se indispensabili ai fini dell'amministrazione del condominio (come in caso di danni a persone anche diverse dai condomini, o per particolari deliberazioni, come nel caso dell'abbattimento delle cosiddette "barriere architettoniche").

5) Comunicazione. Soltanto in presenza di consenso dell'interessato ovvero dei presupposti previsti dall'art. 24 del Codice per la protezione dei dati personali può procedersi a comunicazioni nel rispetto delle finalità e della dignità dell'interessato. Fuori dei casi predetti non possono essere comunicati a terzi dati personali riferiti ai partecipanti.
Né il condominio, né l'amministratore, né il portiere, né il singolo condomino od inquilino che (per ragione del ruolo, per la vicinanza, per la condivisione delle parti comuni o per semplice casualità) viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere a altro partecipante del condominio o a terzo.

6) Conservazione dei verbali. Per salvaguardare la privacy occorre che la conservazione dei verbali assembleari e di prospetti contabili avvenga al riparo di intrusioni di terzi.

7) Partecipazione all’assemblea. Tecnici o consulenti possono partecipare all'assemblea per il solo tempo correlato agli specifici punti dell'ordine del giorno attinente alla loro richiesta consulenza. Soltanto con l'assenso di tutti i partecipanti è possibile la videoregistrazione dell'assemblea condominiale.

8) Avvisi e spazi comuni. Gli spazi condominiali sono utilizzabili per avvisi a carattere generale ma non per la trattazione di affari che comportano il trattamento dei dati personali o comunque riferibili a singoli condomini. Sono vietati pertanto avvisi quali: "per le quote per la riparazione della colonna pluviale di Rossi passare in portineria", oppure "si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel garage".

9) Dati di gestione. I dati riferibili all'intera gestione condominiale possono essere sempre conosciuti direttamente dall'amministratore o da altro rappresentante dei condomini (anche per le utenze: acqua, luce, gas…) e possono a questi essere richiesti da ciascun partecipante del condominio.

10) Ricorsi e/o reclami. Ciascun condomino o altro partecipante può presentare istanza, ai sensi dell'art. 7 del Codice per la protezione dei dati personali, all'amministratore per accedere ai propri dati e nel caso di mancato riscontro può ricorrere al Garante o al magistrato competente. Per ogni trattamento dei dati non conforme alla normativa o ai provvedimenti del Garante è possibile rivolgere allo stesso Garante reclamo, nelle modalità e forme previste, oppure una segnalazione, indicando comunque ogni elemento conosciuto.

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