ISVAP, Regolamento n. 20/2008, Capo VIII e IX

Il Capo VIII del Regolamento ISVAP n. 20 del 26 Marzo 2008 disciplina in modo organico l'esternalizzazione di attività e funzioni delle imprese di assicurazione. Il Capo IX raccoglie le disposizioni transitorie e le disposizioni finali.
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Il Capo VIII (Disposizioni in materia di esternalizzazione), riprendendo la relazione dell’Istituto, “ … assume particolare rilievo, in quanto disciplina, per la prima volta in modo organico, l’esternalizzazione di attività e funzioni delle imprese di assicurazione.”. L’Istituto intende fornire un appropriato quadro di riferimento a questa tendenza del mercato assicurativo “ … verso l’adozione di nuovi modelli organizzativi che prevedono l’affidamento di attività o di alcune fasi di esse a soggetti terzi, giuridicamente autonomi, appartenenti o meno al medesimo gruppo dell’impresa.”. Dati questi enunciati ne seguono pertanto le due sezioni che compongono questo Capo.

La Sezione I (Condizioni per l’esternalizzazione) “… enuncia i presupposti formali e sostanziali cui è subordinata la possibilità di esternalizzazione e specifica la portata dei poteri di intervento dell’Autorità.”.
L’articolo 29 “Esternalizzazione di attività” è ben sintetizzato nella relazione. Esso: “ … individua un duplice ordine di limiti alla facoltà di esternalizzazione:
• la natura e la quantità delle attività cedute all’esterno e le modalità della cessione non devono trasformare l’impresa cedente in una “scatola vuota”;
• è fatto divieto di esternalizzare l’attività di sottoscrizione dei rischi – che rappresenta il core business delle imprese di assicurazione.
Resta naturalmente fermo il principio che l’esternalizzazione di funzioni non può in alcun modo esonerare gli organi sociali e l’alta direzione dalle proprie responsabilità.”
L’articolo 30 “Esternalizzazione di attività essenziali o importanti” sottopone a particolari cautele queste operazioni. “Quando le imprese affidano ad un terzo l’esecuzione di attività essenziali o importanti, garantiscono che le modalità di esternalizzazione: … ” non pregiudicano o non compromettono: il sistema di governance, i risultati finanziari e la stabilità dell’impresa, la capacità di prestare un servizio continuo e soddisfacente agli assicurati e ai danneggiati ovvero non determinano un ingiustificato incremento del rischio operativo.
L’articolo 31 “Politica di esternalizzazione e scelta dei fornitori” stabilisce che: ”L’organo amministrativo definisce la politica per l’esternalizzazione … con delibera che include almeno:
a) i criteri di selezione delle attività da esternalizzare;
b) i criteri di selezione dei fornitori, sotto il profilo della professionalità, dell’onorabilità e della capacità finanziaria;
c) l’adozione di metodi per la valutazione del livello delle prestazioni del fornitore (service level agreement).”.
L’articolo 32 “Accordi di esternalizzazione” individua le condizioni che devono essere soddisfatte nella stipulazione di questi accordi, con ulteriori vincoli quando gli stessi riguardino l’esternalizzazione della funzione di revisione interna, risk management e compliance.
L’articolo 33 “Controllo sulle attività esternalizzate” indica gli obiettivi a cui devono tendere i relativi controlli ed anche talune modalità per raggiungerli.
“… il sistema dei controlli interni garantisce controlli di standard analoghi a quelli che sarebbero attuati se le attività fossero svolte direttamente dall’impresa. …
… le imprese adottano idonei presidi organizzativi e contrattuali che consentano di monitorare costantemente le attività esternalizzate, …
… le imprese individuano al proprio interno uno o più responsabili delle attività di controllo sulle attività esternalizzate e ne formalizzano compiti e responsabilità. … nel caso di esternalizzazione delle funzioni di revisione interna, risk management e compliance, deve trattarsi di soggetti con adeguate caratteristiche di autorevolezza e indipendenza.
Le imprese adottano idonee misure per assicurare la continuità della attività … ”.
L’articolo 34 “Poteri di intervento dell’ISVAP” individua i poteri dell’Istituto nelle ipotesi di esternalizzazione. In particolare: “L’ISVAP verifica che l’esternalizzazione delle attività e la loro esecuzione rispettino le condizioni di cui al presente Capo.
Qualora, … , l’ISVAP ritenga che possa essere compromessa la sana e prudente gestione dell’impresa o arrecato pregiudizio agli interessi degli assicurati e dei danneggiati, ovvero non sia consentito il pieno esercizio delle funzioni di vigilanza, può imporre all’impresa di modificare il contratto di esternalizzazione, ovvero, nei casi più gravi, di recedere dal contratto.
L’esternalizzazione di attività ad un fornitore residente fuori dal SEE deve essere sottoposta alla preventiva autorizzazione dell’ISVAP”.

La Sezione II (Obblighi di comunicazione all’ISVAP) definisce, appunto, “ … gli obblighi di comunicazione nei confronti dell’ISVAP, alcuni dei quali già previsti nel vigente assetto normativo.”. Questi adempimenti sono diversificati a seconda di ciò che è oggetto di esternalizzazione ed i casi sono trattati nei tre articoli che compongono la sezione.
L’articolo 35 “Comunicazione in caso di esternalizzazione di attività essenziali o importanti” richiede, per usare le espressioni dell’Istituto, “ … in ragione della rilevanza delle attività cedute, … una comunicazione preventiva al fine di consentire alla Vigilanza la tempestiva conoscenza delle scelte organizzative dell’impresa; analoga informativa deve essere resa nelle ipotesi di cessazione del rapporto.”.
L’articolo 36 “Esternalizzazione della funzione di revisione interna, di risk management e di compliance” disciplina un’ipotesi di esternalizzazione di delicate funzioni di controllo. In questi casi l’ISVAP richiede anche la bozza del contratto. “Nel caso di esternalizzazione della funzione di revisione interna, di risk management e di compliance, le imprese danno preventiva comunicazione all’ISVAP, allegando la bozza del contratto.”. Questa richiesta è finalizzata a consentire all’Istituto una più accurata verifica della conformità del contratto alle disposizioni del regolamento. Secondo il commento dell’Istituto “La comunicazione dà avvio ad un procedimento che prevede un meccanismo di silenzio assenso, decorsi sessanta giorni senza rilievi da parte dell’Autorità.”.
L’articolo 37 “Comunicazioni in caso di esternalizzazione di altre attività” prevede, trattandosi “ … di attività diverse da quelle essenziali o importanti … “, la “ … comunicazione all’ISVAP dei contratti stipulati in occasione dell’invio del bilancio di esercizio …”.

Il Capo IX (Disposizioni transitorie e finali) è composto di quattro articoli:
Articolo 38 “Disposizioni transitorie”
Articolo 39 “Abrogazione di norme”
Articolo 40 “Pubblicazione”
Articolo 41 “Entrata in vigore”,
che non assumono particolare rilievo in questa sede.

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