Semplificazione degli adempimenti privacy rispetto ai trattamenti per finalità amministrative e contabili

Il Garante per la protezione dei dati personali ha reso pubbliche alcune misure per la semplificazione di alcuni adempimenti "in ambito pubblico e privato" rispetto a trattamenti per finalità amministrative e contabili.
Le indicazioni fornite integrano il precedente provvedimento di carattere generale
"Guida pratica e misure di semplificazione per le piccole e medie imprese" emanato dal Garante lo scorso 24 maggio 2007 (vai al testo del provvedimento).

Il nuovo provvedimento nasce dall'esigenza di semplificazione nell'applicazione della disciplina sulla protezione dei dati personali, esigenze avvertita in modo particolare da
"piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani, per quanto riguarda la gestione di informazioni attinenti ad altre imprese, amministrazioni, clienti, fornitori e dipendenti utilizzate, anche in relazione a obblighi contrattuali e normativi, per correnti finalità amministrative e contabili."
Per rispondere a questa esigenza, il Garante identifica nel provvedimento
"soluzioni concrete volte ad agevolare ulteriormente l'ordinaria attività di gestione amministrativa e contabile, in modo particolare rispetto ai casi in cui non sono trattati dati di carattere sensibile o giudiziario."
Le misure di semplificazione riguardano gli adempimenti di informativa agli interessati e di raccolta del consenso.

Informativa agli interessati
I titolari del trattamento "in ambito privato e pubblico, in particolare [...] piccole e medie imprese, liberi professionisti, artigiani [...] per semplificare l'informativa rispetto allo svolgimento di correnti finalità amministrative e contabili, anche in relazione all'adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi" possono:
  • fornire un'unica informativa per il complesso dei trattamenti, anziché per singoli aspetti del rapporto con gli interessati;
  • redigere una prima informativa breve, anche usando la seguente formulazione sotto riportata. E' invece necessario fornire un'informativa specifica o ad hoc quando il trattamento ha caratteristiche del tutto particolari.
"I SUOI DATI PERSONALI
Utilizziamo -anche tramite collaboratori esterni- i dati che la riguardano esclusivamente per nostre finalità amministrative e contabili, anche quando li comunichiamo a terzi. Informazioni dettagliate, anche in ordine al suo diritto di accesso e agli altri suoi diritti, sono riportate su..."
  • l'informativa può essere riportata negli "spazi utili nel materiale cartaceo e nella corrispondenza che si impiegano già, ordinariamente, per finalità amministrative e contabili";
  • l'informativa breve può rinviare a un testo più articolato, disponibile ed accessibile agevolmente e senza oneri per gli interessati;
  • è possibile non inserire nell'informativa più articolata gli elementi noti all'interessato;
  • è opportuno "omettere riferimenti meramente burocratici o circostanze ovvie";
  • l'informativa può non essere fornita quando vi è un obbligo normativo di trattarli.
Il Garante precisa inoltre che "è opportuno che l'informativa più articolata sia basata su uno schema tendenzialmente uniforme per il settore di attività del titolare del trattamento"; a tal fine "invita le associazioni di categoria a predisporre informative-tipo per determinati settori o categorie di trattamento".

Consenso
Il Garante precisa che il consenso non deve essere richiesto (dai soggetti pubblici) o è superfluo (per i soggetti privati) quando:
"a) il trattamento dei dati in ambito privato è svolto per adempiere a obblighi contrattuali o normativi o, comunque, per ordinarie finalità amministrative e contabili;
b) i dati trattati provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque o sono relativi allo svolgimento di attività economiche dell'interessato (v., per i presupposti relativi a ciascuno dei predetti casi, l'art. 24, comma 1; v. anche l'art. 18, comma 4)."
Il Garante individuare un'ulteriore, nuova ipotesi nella quale il consenso non va richiesto:
"Il titolare del trattamento che abbia già venduto un prodotto o prestato un servizio a un interessato, nel quadro dello svolgimento di ordinarie finalità amministrative e contabili, potrà utilizzare nei termini di cui al seguente dispositivo i recapiti (oltre che di posta elettronica, come già previsto per legge: art. 130, comma 4) di posta cartacea forniti dall'interessato medesimo, per inviare ulteriore suo materiale pubblicitario o promuovere una sua vendita diretta o per compiere sue ricerche di mercato o di comunicazione commerciale."
Ricorda infine che "la notificazione telematica al Garante non è necessaria per perseguire finalità amministrative e contabili", salvo che nei casi eccezionali indicati dalla legge (art. 37).

Puoi discutere questo articolo sul forum, nell'area dedicata alla "Privacy" e scaricare il testo del provvedimento.

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