L'Internal Auditing nel gruppo Safilo

Nell'ambito dell'iniziativa "Il tour dell'Internal Auditing" abbiamo intervistato il dott. Simone Valentini, Chief Audit Executive di Safilo Group. Il dott. Valentini tocca un tasto dolente e, credo, più diffuso di quanto si pensi: le realtà meno strutturate, che non possono contare su di un numero elevato di auditor, nello svolgimento dell'attività di audit possono essere costrette "a dover scendere a compromessi agendo talvolta anche in contrasto agli standard della professione “astrattamente” definiti".
E' possibile commentare le risposte del dott. Valentini sia in calce a questo post (cliccando su "commenti") sia sul forum CA.

Origine, responsabilità e collocazione della funzione di Internal Audit
ComplianceAziendale.com: Quando è stata istituita la funzione di Internal Auditing e quali responsabilità le sono state assegnate?
Simone Valentini: La funzione è stata creata nel 2000, anche se all’epoca era affogata all’interno della funzione organizzazione e con compiti preminentemente di ispettorato; l’indipendenza funzionale è stata raggiunta nel 2004 ed è stata poi istituzionalizzata dal Dicembre 2005 con la quotazione di Safilo Group Spa sulla borsa di Milano.

CA: Qual è la provenienza professionale dell'attuale RIA (Responsabile dell’Internal Auditing) e delle principali risorse a disposizione della funzione?
SV: Ho un’esperienza pregressa di circa 7 anni in un’altra realtà industriale con diversi ruoli cha vanno dall’analista organizzativo a controller, IT project manager ed infine Auditor. Il collaboratore che mi affianca ha operato all’interno del controllo di gestione.

CA: A chi riporta (gerarchicamente e funzionalmente) il RIA?
SV: Il riporto gerarchico è l’Amministratore Delegato, quello funzionale è -come da dottrina- il Comitato di Controllo Interno.

Organizzazione della funzione
CA: Gli Internal Auditor sono in possesso di certificazione? Se sì, quale/i?
SV: Io sono in possesso delle certificazioni CIA e CCSA mentre per il mio collaboratore è previsto l’ottenimento di tali certificazioni durante l’anno prossimo.

CA: Le risorse assegnate (strumentali, umane e finanziarie) alla funzione IA sono sufficienti e adeguate?
SV: Ci si sta muovendo con la politica dei piccoli passi, il mio predecessore era l’unica risorsa dedicata, al momento del mio ingresso in Safilo ho ottenuto una risorsa aggiuntiva ed ora si è aggiunta un’altra risorsa anche se, per il momento, solo con contratto a tempo determinato. Non posso dire che le risorse siano adeguate, considerando soprattutto la dispersione delle società del Gruppo ed il loro numero in costante aumento; stiamo comunque valutando l’opportunità di individuare delle risorse delocalizzate (area Americana e Far East) su cui poter contare per l’esecuzione di attività on site.

CA: Quali strumenti informatici sono utilizzati nell’erogazione dei servizi di IA?
SV: I principali strumenti sono quelli del pacchetto Office, in particolare Access ed Excel. Non sono fino ad ora stati utilizzati strumenti specialistici perché stiamo ancora definendo il modello di controllo più efficace ed è ancora preferibile pertanto fare affidamento su applicativi che garantiscano la massima flessibilità ed adattabilità.

CA: Recruiting-Employee Retention applicato alla vostra realtà: quali a suo parere le difficoltà, opportunità, leve e limiti?
SV: Ho avuto non molto tempo fa la necessità di sostituire il collaboratore che mi affiancava e non nascondo che ho avuto molte difficoltà a trovare una risorsa sostitutiva valida. La difficoltà maggiore deriva, secondo me, dalla carenza di corsi di studi che indirizzino verso la professione; mentre infatti non si contano i candidati per posizioni nel controllo di gestione o nell’area finanza, l’internal audit sembra un ruolo sconosciuto di cui pochi conoscono i contenuti e ancor meno ricercano. Oltre a questo è da tenere in considerazione che, soprattutto se si ricercano figure “junior”, la preparazione di base deve essere in ogni caso superiore alla media vista la diversità delle aree che sono oggetto di analisi. Per quanto detto le politiche di retention sono fondamentali per non perdere risorse lungamente formate e difficilmente sostituibili; considerando però il periodo di difficoltà che l’economia sta vivendo non si può certo dire che queste siano correttamente applicate.

CA: La Funzione ricorre all’acquisto di servizi di out/co-sourcing?
SV: Sì, come supporto specialistico in particolare su tematiche di risk management o di compliance.

CA: Se sì, qual è la sua valutazione delle opportunità e dei limiti dell’acquisto di servizi di out/co-sourcing?
SV: L’opportunità è chiaramente quella di poter usufruire delle technicality o delle conoscenze specialistiche di cui non si è in possesso, il limite è sempre la difficoltà di avere un supporto che non sia one-shot ma che lasci qualcosa di concreto in azienda. E’ importante quindi il rapporto anche continuativo che si riesce a creare con una o più società di consulenza.

CA: Quali sono, a suo parere, tre caratteristiche del vostro ambiente di lavoro che lo rendono di interesse per un potenziale candidato?
SV: Credo che il mondo del fashion sia, tra i diversi settori industriali, quello più stimolante perché racchiude in sè la gamma più ampia di processi: dal creativo, all’ingegneristico, all’organizzativo; è una realtà di contrasti che deve coniugare la fantasia, che normalmente si accompagna con una visione artigianale d’impresa e la produzione industriale che và più o meno nella direzione opposta.

Servizi erogati
CA: Con riferimento ai servizi erogati dalla sua Funzione nell’ultimo anno, come si distribuiscono in termini percentuali per tipologia i volumi spesi (es. incarichi di consulenza, incarichi di audit, dominio finanziario, di compliance, operational, IT)?
SV: La preminenza delle attività sono rivolte ad incarichi di Audit (circa il 50%); a questi si sono affiancati e stanno nel tempo prendendo sempre più spazio le attività rivolte alla compliance come ad es. 231 e 262 (25%). La rimanente quota è dedicata ad attività consulenziali in ambiti di controllo interno, organizzazione e risk management.

CA: Quali sono i committenti o i destinatari dei servizi della Funzione IA all’interno dell’azienda (es. Dirigente Preposto, OdV, CdA/CCI, Preposto CI, Vertici Aziendali, etc.)?
SV: I committenti istituzionali sono il CCI, l’ODV, l’Amministratore Delegato cui è sottoposto per approvazione il Piano di Audit annuale; il Management richiede interventi spot, non pianificati, mirati su specifici argomenti. I destinatari sono i medesimi soggetti.

CA: Come è percepita la funzione di IA da parte dei diversi interlocutori aziendali (auditati, CdA/CCI, collegio sindaci, società revisione, Dirigente Preposto, ODV 231, etc.)?
SV: La funzione ha una duplice “immagine”: dall’alto è vista come una funzione di assurance per il board e per gli organi istituzionali a garanzia del funzionamento del sistema di controllo interno e del rispetto delle normative esterne. Dal basso, ossia dal management e dal resto dell’organizzazione, si è considerati ancora come una funzione di controllo che ha come responsabilità principale quella di assicurare che tutto in azienda funzioni secondo le regole.Con la società di revisione, infine, vi è un positivo rapporto di collaborazione e di scambio informativo che consente un confronto su diverse tematiche di comune interesse.

CA: Nella vostra realtà, come viene gestita la complessità (lingua, normativa, cultura, etc.) delle relazioni con le società o sedi estere?
SV: La lingua ufficiale del Gruppo è l’inglese pertanto non vi sono generalmente grosse difficoltà ad interagire con i colleghi; fanno eccezione alcuni paesi come ad esempio Giappone o Cina dove solo alcune persone parlano in inglese ed i documenti sono in una lingua totalmente incomprensibile. In questi casi ci si affida ai colleghi italiani presenti in loco che supportano le attività di verifica.Per quanto riguarda la normativa locale si fa affidamento a dei referenti legali del posto attraverso cui si raccolgono le indicazioni necessarie.Relativamente agli aspetti culturali l’unico strumento a disposizione è l’esperienza sviluppata nel tempo che aiuta a valutare e contestualizzare il funzionamento dei sistemi di controllo interno nei vari paesi del Mondo.

Associazioni professionali e prospettive future
CA: Gli Internal Auditor dell’azienda sono iscritti a qualche associazione professionale?
SV: Entrambi sono iscritti all’AIIA.

CA: In relazione alle vostre specifiche esigenze, reputa adeguati i servizi offerti dalle associazioni professionali di riferimento correnti? Può cortesemente motivare la risposta?
SV: Per quanto riguarda gli aspetti formativi ritengo che i corsi organizzati siano di buon livello, ma che siano utili solamente per avere un’idea generale dei diversi argomenti.L’aspetto meno positivo è che spesso l’AIIA organizzi eventi o comunque basi la propria attività prendendo a riferimento le strutture di Audit presenti nelle grosse aziende italiane (Telecom, Enel, Fiat, Eni, ecc.); questo limita o esclude un possibile confronto con realtà meno strutturate che non potendo contare su un numero di risorse spropositato si ritrova spesso a dover scendere a compromessi agendo talvolta anche in contrasto agli standard della professione “astrattamente” definiti.

CA: Come vede l'evoluzione dell'attività di Internal Auditing nelle aziende a medio-piccola capitalizzazione?
SV: Sarà un ruolo sempre più difficile schiacciato da un lato dai requisiti normativi e dall’altro dal focus che le aziende avranno più sugli aspetti operativi del business che non su quelli di gestione del rischio o di funzionamento del sistema di controllo interno. Sarà necessario adattare il nostro lavoro per raggiungere entrambi gli obiettivi avendo comunque ben chiare quelle che sono le nostre responsabilità.

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