30 aprile 2010

Automazione della gestione dei flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza

di Stefano Starita (Partner Value Process Srl)

La compliance ad ampio spettro, ed in particolare l'adozione di un Modello Organizzativo ai sensi del D.Lgs.231/01, comportano la gestione di un significativo numero di flussi di segnalazione, ciascuno con le proprie caratteristiche in termini di referente, contenuti e periodicità, che vanno inviati entro le scadenze previste ed i cui contenuti vanno storicizzati in maniera razionale per consentirne la consultazione in qualsiasi momento successivo.

A fronte di tale scenario, la tipica situazione operativa vede una gestione assolutamente manuale della tematica, con conseguente decadimento di efficienza in termini di puntualità e completezza delle informazioni fornite.

Un valido supporto può essere in tal senso fornito dall'applicativo GestFlow® che, basato su una soluzione intranet, facilita notevolmente l'Organismo di Vigilanza nel tracciamento della corretta ricezione dei flussi di segnalazione previsti e supporta le unità organizzative coinvolte nella relativa operatività nel rispetto delle tempistiche e dei contenuti attesi.

Le principali funzionalità offerte da GestFlow® possono essere riassunte come segue:
  • L'Organismo di Vigilanza può gestire i flussi di segnalazione da ricevere, con tracciamento di eventuali ritardi, e lo storico dei flussi ricevuti e la documentazione allegata.
  • Le Unità Organizzative segnalanti possono gestire i flussi informativi da inviare, periodici od occasionali, rettificarli se necessario ed accedere allo storico completo dei flussi inviati ed alla documentazione allegata.
  • Lo scadenzario integrato consente di gestire ciascun flusso di segnalazione in base alla relativa periodicità, inviando automaticamente e-mail di promemoria alla U.O. segnalante ed all'OdV ricevente o, in caso di ritardo, e-mail di sollecito in base ai parametri impostati.

L'ambiente di configurazione permette di definire facilmente i parametri di funzionamento, quali:
  • profili di utenza, corrispondenti ad Unità Organizzative responsabili dell'invio di almeno un flusso informativo periodico
  • ruoli operativi associati alle suddette Unità Organizzative
  • tipologie di flussi di segnalazione
  • template documentali associati ai flussi di segnalazione (con il tool vengono forniti più di 40 template personalizzabili, relativi alle principali segnalazioni previste dal D.Lgs.231/01)
Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito gestflow.com.


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