11 agosto 2010

Comunicare i risultati dell'attività di audit: come semplificare il linguaggio per migliorare la comunicazione

L'attività di audit si deve concludere con la comunicazione dei risultati dell'incarico [1], formalizzati in un rapporto conclusivo.

L'Institute of Internal Auditors dedica alla fase di comunicazione dei risultati 5 standard professionali:
  • 2410 - Modalità di Comunicazione
  • 2420 - Qualità della Comunicazione
  • 2421 - Errori ed Omissioni
  • 2430 - Comunicazione di non Conformità agli Standard
  • 2440 - Divulgazione dei Risultati
In particolare, lo standard professionale n. 2420, qualità della comunicazione, sancisce che "la comunicazione deve essere accurata, obiettiva, chiara, concisa, costruttiva, completa e tempestiva."
E l'AiiA precisa (Guida Interpretativa 2420-1 Qualità della Comunicazione) che:
"Una comunicazione accurata non presenta errori e distorsioni ed è fedele ai fatti rilevati. Una comunicazione obiettiva è corretta, imparziale e scevra da pregiudizi ed è il risultato di una valutazione bilanciata ed equilibrata di tutti i fatti e le circostanze rilevanti. Una comunicazione chiara ha senso logico ed è facilmente comprensibile. La chiarezza può essere migliorata limitando l'uso di termini tecnici e fornendo sufficienti informazioni di supporto. Una comunicazione concisa è essenziale, evita formulazioni non necessarie, dettagli superflui e ridondanze. Una comunicazione costruttiva è utile al committente dell'incarico e all'organizzazione e induce miglioramenti laddove necessari. Una comunicazione completa contiene tutti gli elementi informativi essenziali per i destinatari, tutte le informazioni e le osservazioni significative adatte a supportare raccomandazioni e conclusioni. Una comunicazione tempestiva è puntuale e opportuna nei tempi, in funzione della significatività del problema, consentendo al management di intraprendere appropriate azioni correttive."

Concentrando la nostra attenzione sul requisito di "chiarezza" della comunicazione, vi segnalo il datato - ma tutt'ora assolutamente valido -  manuale "Semplificare il linguaggio burocratico, meccanismi e tecniche", di Aurora Lucarelli. Pensato per la Pubblica Amministrazione, si adatta perfettamente al lavoro dell'auditor, che deve condividere gli esiti della propria attività con un pubblico spesso eterogeneo, mantenendo nel contempo precisione e chiarezza.


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[1] Lo standard professionale n. "2400 - Comunicazione dei Risultati", prevede che: "Gli internal auditor devono comunicare i risultati dell'incarico."

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